В силу рода деятельности почта - это один из моих основных инструментов работы. В день я обрабатываю (удаляю, отмечаю, читаю, отвечаю) до 200 сообщений и со временем начал подмечать общие ошибки, допускаемые во время переписки и решил написать несколько правил, выполнение которых повысит эффективность ваших писем. Давайте рассмотрим их.

Сразу скажу - никакого отношения к SalesMan CRM эта статья не имеет. Как говорится - "Наболело".

Правило №1. Правильно составляйте тему письма

Часто составитель письма допускает грубые ошибки, которые, лично меня, просто “коробят”:

• отсутствие темы письма вообще
• использование поля темы для написания всего сообщения (не часто, но я с такими письмами сталкиваюсь)
• не уникальная тема (например, один мой клиент все письма пишет с темой “Запрос”)

Тема письма - как название книги или заголовок статьи в журнале - она должна если не привлечь внимание адресата, то хотя бы кратко рассказать о содержании. Нет темы в письме - попробуй пойми - что в нем, а самое главное его сложно потом искать.

Если тема письма составлена не корректно или не понятно, то и внимания к письму будет меньше или оно будет удалено как не желательное, особенно если вы впервые отправляете его данному адресату.

Не уникальная тема письма тоже “не есть гуд”, т.к. она во-первых мало о чем говорит, а во-вторых усложняет поиск в дальнейшем.

Правило №2. Применяйте универсальные приветствия

Приветствие типа “Добрый день” смотрится не очень на фоне того, что письмо пришло вечером или ночью. Конечно, мы к такому уже привыкли и не воспринимаем его буквально, скорее всего воспринимаем в контексте “сутки”, но мне все-таки больше нравятся универсальные приветствия.

Универсальное приветствие - это приветствие, которое подходит к любому времени суток и всегда будет воспринято адекватно. Их всего два:

• Здравствуйте, …
• Приветствую, …

Правило №3. Подписывайте свои письма

Довольно часто я получаю письма, в которых подпись в каком-либо виде отсутствует как класс и совершенно не понятно ни как человека зовут, ни какую компанию он представляет, а это не хорошо для деловых писем.

Поэтому рекомендую уделить 5 минут на создание “автоподписи” для своих сообщений. Эту функцию поддерживает большинство почтовых клиентов - она позволяет подставлять ваши контакты во все создаваемые сообщения автоматически.

Правило №4. Цитируйте переписку

Отвечая на письма имейте ввиду - ваш адресат получает множество сообщений и от других людей, вполне допустимо, что он может потерять “нить разговора” с вами.

Для того, чтобы помочь ему “вспомнить” о чем речь в вашей переписке используйте цитирование, т.е. в ваше ответное письмо будет скопирован текст предыдущих писем в порядке их написания - своего рода беседа. Мне эта фишка очень помогает, особенно когда временной разрыв между письмами составляет несколько месяцев.

Правило №5. Разделяйте переписку на темы.

Еще одна ошибка - разветвлять “беседу”, включать в неё вопросы, не относящиеся к текущему обсуждению. Примите на вооружение правило - разные вопросы должны “обсуждаться” в разных письмах с соответствующей темой. Это и логично и удобно в работе.

Согласитесь, все довольно просто и не замысловато. Используйте в работе.

С уважением,
Владислав Андреев
Автор поекта SalesMan CRM (ранее SalesMan CRM)