Facebook Google Plus Youtube

Модуль ”Экспорт”

Экспорт информации по сделкам

В SalesMan CRM имеются инструменты для экспорта информации во внешние источники с помощью файлов данных в формате XML и CSV для возможности проведения аналитических действий с этими данными.

Внимание:

  1. функция Экспорта не оптимизирована для выгрузки данных в сторонние системы. Для этого рекомендуем пользоваться RestAPI.
  2. мы не гарантируем корректное открытие получаемых файлов в MS Excel старше 2010 версии, а также возможность открытия XML-файла в Open Office
  3. файлы в формате CSV необходимо открывать в Офисной программе MS Excel с помощью функции импорта: меню Данные / Из текста. Open Office корректно открывает существующий файл

Доступ к функционалу

Доступ к данному функционалу регламентируется правами, установленными для каждого сотрудника отдельно в настройках Прав доступа (см. раздел Сотрудники).

Последовательность действий

Функция доступна в разделе "Клиенты / Экспорт клиентов (контактов)" или "Продажи / Экспорт (сделок)":

ШАГ 1. Получение файла или ссылки.

  1. Получить файл XML – в данном случае браузер предоставит Вам возможность сохранить файл с данными в формате XML;
  2. Получить ссылку – в данном случае просто скопируйте ссылку и переходите к следующему пункту;

ШАГ 2. Работа с данными в Microsoft Excel 2003-2010 (Обладатели продуктов а-ля OpenOffice читают здесь - http://myooo.ru/content/view/95/38/)

  1. Открываем/запускаем Excel;
  2. Идем на вкладку "Данные" / "Из других источников"
  3. Если вы скачали файл, то "Из импорта данных XML" / "Выбор файла" / "Открыть".
  4. Если скопировали ссылку, то "Из интернета" / введите полученную ссылку в поле Адрес и нажмите Пуск. Должны отобразиться данные как на рисунке ниже:

    Возможно данные не будут отображены. Это не критично, продолжаем..

Далее жмем «Импорт».

  1. В обоих случаях результат д.б. примерно таким:

Резюме импорта: мы получили данные по сделкам, в виде таблицы. Далее, используя сводные таблицы Вы можете проводить необходимые действия для создания всевозможных отчетов.

Вы можете посмотреть пример файла Скачать или почитать нашу статью в блоге по возможностям подготовки различных отчетов, которых много не бывает.

Примечание:

  1. Все поля Дат экспортируются в формате, понятном программе Excel. Для приведения этих данных к нужному формату используйте Форматирование
  2. Все числовые данные экспортируются как текст. Используйте функцию исправления для преобразования их в числа.

Замеченные траблы:

  1. Для выполнения экспорта больших объемов данных требуется увеличенное время выполнения скрипта (иногда более 5 минут). Этот лимит устанавливается в настройках PHP в директиве max_execution_time.
  2. Я все-таки рекомендую использовать вариант со скачиванием файла, т.к. в данном случае вы гарантированно получите результат. В случае со ссылкой имеются некоторые глюки (по крайней мере, при тестировании функции вариант работал через 3-4 раза).
  3. При импорте некоторые данные (числовые) приобретают неверный (нечисловой формат). В данном случае нужно их преобразовать в числовой формат.
  4. Данные отображаются как строки (это отмечено ошибкой в ячейках таблицы в виде зеленого треугольника). Решение – выделить однотипные ячейки, появится значок с восклицательным знаком " нажмите на значок и выберите пункт «Преобразовать в число». Это касается и ячеек с датой, только после преобразования в число нужно выбрать «формат данных» как «Дата». Это позволит Вам производить операции фильтрации по нужным периодам.

Нюансы:

  1. Вы получаете все сделки, принадлежащие Вам и Вашим подчиненным;
  2. Вы можете обновить данные, с помощью получения новой ссылки и изменения «Подключения»;

ШАГ 3: Обновление данных.

  1. Чтобы обновить данные нужно на вкладке «Данные» / «Подключения» / «Свойства» изменить либо «файл подключения», либо «изменить запрос» на новые.
  2. Некоторые данные (числовые) приобретают неверный (нечисловой формат). В данном случае нужно их преобразовать в числовой формат;

Возможности сводных таблиц Вы можете изучить например здесь: http://www.planetaexcel.ru/tip.php?aid=214

Экспорт информации по Клиентам и Контактам

Данная операция доступна из меню «Клиенты». Сам принцип работы похож на экспорт информации по сделкам. При этом экспортируются отдельно Организации, отдельно Персоны и система выдает ссылку для импорта в любое приложение, в т.ч. в Excel.

Доступ к этой функции регулируется в настройках пользователя.

По Клиентам дополнительно экспортируется следующая информация:

  1. Все поля, доступные в настройках полей и активированные администратором
  2. Последние 3 активности из истории активностей
  3. Профиль клиента

Также из экспорта можно исключить выбранные поля, если они не нужны.

По Контактам экспортируется информация:

  1. Все поля, доступные в настройках полей и активированные администратором
  2. Последние 3 активности из истории активностей

 

Что-то не понятно? Задай вопрос: