Модуль: План работ
1. Назначение
Модуль «План работ» позволяет вести учет выполнения работ по заказчикам с указанием исполнителей работ, формирование ежедневных заданий по бригадам/исполнителям, а также вести расчет з/пл исполнителей.
Особенности:
- Привязка проекта к Сделке и Клиенту
- Не ограниченное количество Работ по проекту
- Контроль сроков выполнения Проекта и Работ
- Ведение справочника работ с указанием Стоимости и размера ФОТ
- Ведение базы Исполнителей работ с фиксацией окладов
- Отображение диаграммы Ганнта
2. Определения
Проект – комплекс услуг, оказываемых Заказчику в рамках одной Сделки. Начало проекта определяется началом первой работы, конец работ – датой окончания последней работы.
Работа – услуга или часть услуги/проекта, оказываемая Заказчику в рамках одного проекта. Работу могут выполнять один или несколько исполнителей, по работам можно добавить Задания.
Исполнитель – исполнитель конкретной Работы, сотрудник компании, не имеющий доступа в систему CRM
Задание – напоминание, позволяющее сформировать расписание выполнения работ по дням и часам для Исполнителей (с возможностью распечатки)
3. Настройка
После активации модуля в Панели управления, в разделе «Модули» появится новый раздел - «План работ».
3.1 Основные настройки
- Положение – настройка положения входа в модуль из меню:
- «Как раздел меню» - иконка будет видна на основной панели меню
- «Подраздел Сервисы» - раздел будет доступен из раздела меню «Сервисы» (вертикальное троеточие)
- Создавать сделки – в случае, если проект создается без привязки к сделке, будет создана сделка с названием проекта
- Создавать проекты – автоматическое создание проекта при добавлении сделки
- Этап новой делки – этап, устанавливаемый в создаваемой автоматически сделке, если активна настройка
- Выполнение проекта – этап, на который будет переведена сделка при выполнении проекта
- Координаторы – сотрудники, имеющие полный доступ на работу с модулем, кроме настроек
- Дступ на просмотр – сотрудники, которые имеют доступ в раздел и могут просматривать проекты/работы без возможности добавления/изменения
3.2 Справочник «Виды работ»
Позволяет составить список работ с указанием стоимости и ФОТ
3.3 Справочник «Исполнители»
Позволяет вести базу Исплнителей с указанием Категории, Оклада и статуса исплнителя (работает или нет в компании).
4. Представления
Модуль предлагает несколько представлений:
- Проекты + Работы – совмещенное представление, выводящее список Проектов и связанных с ними Работ
- Проекты - представление, выводящее список Проектов
- Работы - представление, выводящее список Работ
- Диаграмма Гантта – представление в виде общеизвестной Диаграммы Гантта
- Доска работ – представление, выводящее список работ в виде доски Канбан, в которой каждый столбец отображает статус работ
- Задания по дням – список заданий (Напоминаний) по работам
5. Проект
5.1 Добавление/ Редактирование проекта
Добавить вручную новый проект можно из меню «Действия» или с помощью кнопки «+ Проект» из представлений:
- Проекты + Работы
- Проекты
- Диаграмма Гантта
Характеристики проекта:
- Название – любое название проекта, способное его идентифицировать
- Статус - поддерживается 4 статуса проекта:
- Новый
- В работе (если работы начаты)
- Выполнен
- Отменен
- Дата.Старт – дата начала выполнения проекта, (не может быть позднее начала выполнения первой Работы)
- Дата.План – плановая дата выполнения проекта, (не может быть раньше окончания последней работы)
- Дата.Факт – фактическая дата выполнения работы
- Сделка – привязанная к проекту сделка
- Клиент – привязанная к проекту запись клиента
- Описание – описательная часть
Примечание:
- Продолжительность проекта корректируются после добавления Работ
- Кнопка «Сохранить и продолжить» открывает карточку Проекта в новом окне
Внешний вид карточки нового Проекта:
5.2 Изменение статуса проекта, Завершение/Отмена
Изменение статуса проекта производится либо в списке проектов, либо в карточке проекта.
Примечание:
- Статус проекта автоматически устанавливается «В работе» при смене статуса первой работы на «в работе»
При завершении проекта со статусами «Выполнен» или «Отменен» будет предложено ввести комментарий
Также будет зафиксирована дата Выполнения или Отмены проекта.
Примечание:
- При завершении Проекта с активными Работами (Новые, В работе) все работы будут завершены с соответствующими статусами
5.3 Удаление проекта
Удаление проектов доступно только для пользователей с правами Администартора. Предпочтительно не удалять проект, а закрывать со статусом «Отменен»
5.4 Карточка проекта
Карточка проекта является сводным представлением по конкретному проекту.
Информация, представленная в карточке Проекта:
- Список работ и исполнителей с указанием сроков
- Связанная Сделка, Клиент и Контакты по сделке
- Список заданий
Карточка позволяет полностью управлять Проектом, связанными Работами и Заданиями
Для календарного планирования рекомендуется использовать представление «Диаграмма Гантта»
5.5 Представления Проекты
5.5.1. «Проекты + Работы»
Представление, позволяющее работать со списком Проектов и Работ и возможностью сортировки.
5.5.2. Представление «Проекты»
Данное представление выводит список только проектов
5.5.3. Представление «Диаграмма Гантта»
Удобное представление, позволяющее как добавлять проекты/работы, так и планировать их проведение по графику
Даты начала/конца работ можно устанавливать с помощью мыши на графике. При корректировке сроков Работ также корректируется срок Проекта
6. Работы
Работы являются неотъемлемой частью Проекта и представляют собой виды работ, услуг, оказываемых компанией.
Характеристики:
- Проект – принадлежность к проекту
- Статус работ – текущее состояние работы, поддерживается 4 статуса:
- Новый
- В работе
- Выполнен
- Отменен
- Код и название работы – выбирается из справочника
- Количество – количество единиц работы
- Дата.Старт – дата начала выполнения работы
- Дата.План – плановая дата выполнения работы (устанавливается в виде продолжительности работ)
- Дата.Факт – фактическая дата выполнения работы
- Описание – описательная часть
- Сложность:
- Коэффициент - коэффициент сложности, увеличивающий стоимость работ и ФОТ (например, в связи с работой в ночное время, праздничные дни)
- Комментарий – обоснование коэффициента сложности работ
- Исполнители:
- Выбирается из справочника исполнителей
- Доля – доля участия (КТУ) Исполнителя в выполнении работы (суммарно = 100%)
Примечание:
- Если дата начала работ меньше даты начала проекта, то дата начала проекта будет откорректирована
- Если дата завершения работ больше даты завершения проекта, то дата завершения проекта будет откорректирована
- В рамках одного проекта допускается любое количество работ
6.1. Добавление/Изменение работ
Добавить Работу можно в любом представлении или в карточке Проекта
- Код / Название работ – поддерживается автозаполнение с автопоиском по коду или названию из справочника
- Исполнители – указываются исполнители работ с указанием распределения ФОТ для расчета з/платы
6.2 Изменение статуса, Завершение/Отмена работ
Изменение статуса работы производится либо в списке работ, либо в карточке проекта.
При завершении работ со статусами «Выполнен» или «Отменен» будет предложено ввести комментарий, аналогично изменению статуса Проекта.
Также будет зафиксирована дата Выполнения или Отмены работы.
Примечание:
- При завершении всех Работ статус проекта автоматически не изменяется
6.3 Удаление работ
Удаление работ доступно только для пользователей с правами Администартора. Предпочтительно не удалять работу, а закрывать со статусом «Отменена»
6.4 Задания по работам
Задания – это календарное расписание выполнения работ с возможностью установки не только даты, но и времени. Применяется для планирования выполнения работ.
Задания связаны с Напоминаниями, т.е. при добавлении Задания в основной системе будет добавлено Напоминание:
Напоминание в системе:
Все задания доступны также в карточке Проекта:
Примечание:
- При отметке задания выполненным Напоминание также отмечается выполненным и наоборот
- По каждой работе допускается неограниченное количество Заданий
Расписание на день
Для удобного отображения Заданий на день можно использовать раздел «Расписание на день», которое позволяет вывести список и состояние Заданий на указанный день
7. Заработная плата
Модуль позволяет расcчитывать заработную плату для исполнителей с помощью плагина "Расчет заработной платы исполнителей".
Плагин входит в состав модуля "План работ" и производит расчет заработной платы на основе следующих показателей:
- Оклад сотрудника
- Стоимость выполненных им за выбранный период работ
- Его КТУ в конкретных работах на конкретных объектах
- Коэффициента сложности работ
Кроме того плагин позволяет управлять списком исполнителей, так же как это делается в настройках модуля Панели управления
7.1 Как работает плагин
Сначала выбираем период расчета и нажимаем кнопку "Расчет"", остальное делает плагин. По окончанию расчета создается файл в формате Excel. Все произведенные расчеты можно скачать в любое время на вкладке "Файлы".
7.2 Доступы
По умолчанию доступ к приложению имеют ВСЕ руководители и администраторы. Для ограничения доступа конкретным сотрудникам необходимо провести настройки в разделе "Доступы".
7.3 Настройка Исполнителей
Плагин позволяет также управлять списком исполнителей. Вы можете:
- Изменять ФИО исполнителей
- Устанавливать оклады исполнителей
Важно
Если исполнитель больше не работает в компании, то рекомендуется "деактивировать" его, а не удалять. Это позволит сохранить его участие в тех или иных работах и не будет мешать, т.к. расчеты строятся только по действующим сотрудникам
7.4 Распечатка ведомости
При расчете формируется файл Excel, в котором присутствует детальная информация:
Также доступна деталировка по каждому исполнителю:
