Модуль ”Сборщик заявок”

раздел отредактирован 10.01.2017

Сборщик интересов (ЛИДов)
– это модуль SalesMan CRM, который позволяет производить сбор, обработку и учет заявок Клиентов с корпоративного сайта или продающих страниц (Landing Page), преобразовывать заявки в сделки и работать с клиентом вплоть до выставления счетов на оплату и закрывающих актов.

С версии 2016.20 модуль получил дополнительные возможности:
  • Возможность указать конкретных сотрудников, которые будут работать с модулем в качестве обработчиков,
  • Возможность назначить алгоритм обработки - поддерживается 4 алгоритма:
    • Только через координатора - все заявки распределяет только координатор, даже если они от действующих клиентов или повторные
    • Через координатора (только новые) - к координатору попадают заявки только от неизвестных потенциальных клиентов
    • Рулетка - случайное назначение ответственного для заявок от неизвестных клиентов
    • Равномерно - скрипт старается назначать заявки от неизвестных клиентов равномерно
  • Добавили возможность настройки отправки уведомления клиенту по шаблону, а также необходимость уведомления операторов и координатора по почте
  • Добавили загрузку UTM-меток, которые в сочетании с расширенным справочником "Источники клиента" позволяют сопоставить заявку с конкретным рекламным каналом и источником клиента,
  • Добавили Генератор UTM-ссылок, который позволяет создавать, хранить и быстро получать ссылки
  • Добавили обработчики для сервисов Flexbe, LpMotor, LpGenerator, которые позволяют собирать заявки с этих сервисов
  • Добавили управление справочником "Источники клиента" прямо из раздела "Сборщик заявок",
  • Улучшили поиск дублей - сейчас ищет отдельно по email и по телефону
  • Добавили новый статус закрытия заявки - "Не целевой"
  • Улучшили отчет по Заявкам (скриншоты: раз, два, три, четыре, пять)
  • Добавили трекинг каналов продаж (источников клиента)
С версии 2017.6 модуль получил дополнительный алгоритм распределения "Свободная касса":
  • в этом случае система не назначает ответственных за заявку, а менеджеры становятся псевдокоординаторами, т.е. могут "взять заявку" в работу самостоятельно, либо самостоятельно установить ответственным своего коллегу, если заявка не распределена
  • оператор также может самостоятельно менять ответственного по своей заявке - т.е. передать заявку другому оператору
 

SalesMan CRM поддерживает 4 основных канала поступления заявок:

  1. прямая отправки данных в CRM с сайта с помощью SalesMan RestAPI (в случае, если есть прямой доступ к коду сайта)
  2. проверка нескольких почтовых ящиков по протоколу IMAP (например, с разных сайтов заявки поступают на разные почтовые ящики)
  3. импорт интересов из файлов Excel (например, по результатам работы кол-центра)
  4. отправка данных из конструктора сайтов, форм



Настройка модуля

Детали:
  • Координатор - сотрудник, контролирующий обработку заявок и первым обрабатывающий заявки, если не включен алгоритм автоматического распределения. Обладает расширенными правами при работе с разделом "Сборщик заявок" и видит не распределенные заявки
  • Удаление - возможность координатору удалять заявки из базы
  • Результаты - отправка координатору email с результатом обработки заявки
  • Алгоритм - алгоритм распределения заявок по Операторам
    • Только через координатора - все заявки распределяет только координатор, даже если они от действующих клиентов или повторные
    • Через координатора (только новые) - к координатору попадают заявки только от неизвестных потенциальных клиентов
    • Рулетка - случайное назначение ответственного для заявок от неизвестных клиентов
    • Равномерно - скрипт старается назначать заявки от неизвестных клиентов равномерно
  • Операторы - сотрудники, имеющие доступ к обработке заявок, только им будут распределяться заявки
  • Отображение - разрешение операторам видеть заявки, назначенные на других операторов, а не только свои
  • Уведомление оператору - отправка email-уведомления оператору о назначенной заявке
  • Уведомление клиенту - отправка email-уведомления клиенту после назначения ответственного за обработку заявки
  • Шаблон - шаблон сообщения клиенту

Как это работает

Этап 1. Поступление Входящего интереса (Лида) в CRM

  • В процессе загрузки Лидов система сопоставляет имеющие в базе данные по email и, в случае обнаружения Контакта с аналогичным email, автоматически связывает их
  • В случае обнаружения Контакта в базе данных, система выясняет ответственного за контакт и автоматически назначает его ответственным за Лид с отправкой уведомления Координатору и Сотруднику
  • Если ответственный не найден, то в силу вступает работа по одному из выбранных алгоритмов
  • Координатору или сотруднику, который отвечает за обработку интереса будут приходить уведомления о поступающих заявках.

Этап 2. Предварительная обработка Координатором (для алгоритма "Через координатора")

  • Координатор, получив уведомление о Лиде, производит Предварительную обработку:
    • либо назначает Ответственного сотрудника,
    • либо закрывает интерес со статусом «Спам», «Дубль» или «Другое»
    • либо самостоятельно обрабатывает интерес
  • Ответственному Сотруднику отправляется уведомление по email с темой "Вам назначен интерес"

Этап 3. Обработка интереса

  • Ответственный сотрудник обрабатывает Лид и может преобразовать его в Клиента + Контакт + Сделка, либо закрыть интерес со статусом «Спам», «Дубль», «Не целевой клиент» или «Другое»
  • После обработки Лида сотрудником Координатор получает уведомление об обработке интереса
  • Сделка создается только в случае наличия записи в поле "Название" в блоке "Создать сделку"
  • Рекомендуется вручную устанавливать плановую дату закрытия сделки - оценочная дата (в процессе работы с клиентом эту дату можно будет уточнить)
  • В случае создания сделки откроется новое окно с Карточкой сделки

Варианты сбора интересов (Лидов)

 

Метод №1. Электронная почта (универсальный способ)

Сбор заявок (интересов / лидов) через Email-сервер – самый простой способ подключить модуль и собирать заявки в CRM. Рекомендован при отсутствии доступа к исходному коду форм заявок и исполнению php-скриптов – т.е. при использовании любых сторонних сервисов отправки форм с сайта.

Важно:

  • Для сбора заявок рекомендуется использовать отдельные почтовые ящики, которые используются только для сбора заявок с сайта
  • Сборщик заявок игнорирует значения Отправителя и Темы сообщений - все действия производятся с телом сообщения, т.е. с содержимым письма.
  • Содержимое письма должно соответствовать ожиданиям Обработчика

Преимущества способа:

  • Возможен сбор заявок с Landing Pages, расположенных на соответствующих сервисах, на которых нет возможности встроить и исполнять PHP-скрипты
  • Не требуются дополнительные навыки программирования

Недостатки способа:

  • Не высокая гибкость настройки
  • Дополнительная нагрузка на сервер CRM


Рисунок 1. Список почтовых ящиков для сбора

 

Вы можете добавить несколько почтовых ящиков, если заявки приходят с разных источников.


Рисунок 2. Форма добавления почтового ящика

  • Название – название потового ящика, используется, так же в качестве «Источника Клиента»,
  • Удалять письма – укажите «Да», чтобы загрузчик удалял импортированные письма с почтового сервера,
  • Разделитель – для "парсинга" (или распознавания) данных внутри письма и преобразования их в данные
  • Фильтр сообщений - сборщик будет загружать только письма, в теме которых присутствует ключевое слово/фраза

Парсинг текста заявок

При отправке заявки формируется сообщение и отправляется на указанный Вами почтовый адрес. В данном случае все отправляемые данные представляют собой простой текст, а не структурированные данные.


Рисунок 3. Пример входящей заявки

Чтобы эти данные можно было распределить по соответствующим ячейкам базы данных текст сообщения необходимо обработать (произвести парсинг).

Чтобы программа понимала, какие данные в какой строке находятся используется «разделитель». На указанном выше рисунке все данные разделены символом двоеточия.

Сопоставление полей для парсера

  1. ФИО Контакта: title, name, фио, ф.и.о., имя,
  2. EMAIL: email, e-mail, электронная почта, почта,
  3. ТЕЛЕФОН: phone, телефон, тел, мобильный, сотовый,
  4. КОМПАНИЯ: company, компания, фирма, организация, клиент,
  5. САЙТ: site, сайт, интернет,
  6. АДРЕС: city, город, адрес,
  7. СТРАНА: country, страна,
  8. ОПИСАНИЕ: description, описание, сообщение, текст,
  9. ПАРТНЕР: partner, партнер, referral – в качестве партнера необходимо указывать адрес сайта партнера без указания “http://”, www.”
  10. UTM-метки:
    • utm_source: utm_source, рекламная система,
    • utm_medium: utm_medium, тип трафика,
    • utm_campaign: utm_campaign, рекламная кампания
    • utm_term: utm_term, ключевое слово
    • utm_content: utm_content, тип объявления

Примечание: поддерживается любое регистр символов в описании полей

Проверка заявок «по-расписанию»



На вкладке "Список Email" есть готовая ссылка для планировщика заданий. Для автоматической проверки почтовых ящиков по расписанию, можно просто запустить скрипт, который находится по адресу:

http(https)://адрес_crm/api/leads/email_connector.php?api_key=[API_KEY]

Пример задания для утилиты CRON на Linux:

/usr/bin/wget -O - -q -t 1 --no-check-certificate https://адрес_crm/api/leads/email_connector.php?api_key=[API_KEY]

Важно

  • Скопируйте свой лицензионный ключ в папку «api/leads/»
  • [API_KEY] - единый ключ для подключения к CRM, который можно получить в CRM в разделе "Панель управления" / "Общие настройки" / "Настройки безопасности"
 

Метод №2. Прямая отправка в CRM с сайта с помощью API

Данный способ является наиболее продвинутым и гибким, при этом используется SalesMan RestAPI. Возможно применение на собственных сайтах при наличии доступа к файловой системе и возможности исполнения php-скриптов.

Преимущества способа:

  • Высокая гибкость
  • Возможность прикрепления дополнительной информации (ip-адрес, гео-информаци)

Недостатки способа (решаются с помощью метода №4):

  • Необходимы навыки программирования
  • Необходимо исполнение php-скриптов на сайте

Подключение

Вы можете использовать в качестве примера файл «api/leads/example.php». Его необходимо подключить к скрипту, непосредственно отправляющему сообщение из формы (обработчик) с применением «include».

  1. Сконфигурируйте подключение к CRM (файл example.php):
    $config['url'] – адрес расположения Вашего экземпляра CRM
    $config['api_key'] – ключ безопасности, который можно получить в CRM в разделе "Панель управления" / "Общие настройки" / "Настройки безопасности"
  2. Отредактируйте отправляемые параметры в массиве «params»
  3. Поместите скрипт на сервер и подключите его к скрипту, отправляющему сообщение заявки методом include

Метод №3. Импорт из Excel

Вы можете загрузить список интересов, переданный, например, сторонним call-центром для обработки сотрудниками Вашей компании.

Доступ к импорту имеет только Координатор.

Посмотрите пример файла для импорта: Пример

 


Рисунок 4. Пример файла для импорта

Импортированные интересы можно назначить конкретному сотруднику. После назначения ответственного ему будет отправлено уведомление с прямой ссылкой на интерес.

Метод №4. Для конструкторов сайтов (а-ля LpMotor, LpGenerator и пр.)

Данный способ использует возможности SalesMan RestAPI и позволяет отправлять данные форм прямо в CRM.

Преимущества способа:

  • Не нужно ничего программировать
  • Используются существующие возможности конструкторов форм

Подключение

В форме найдем еще 2 поля:

  • Ссылка - в это поле необходимо указать адрес SalesMan API, который будет обрабатывать данные. Для нашего облачного сервиса этот адрес такой:
    https://crm.isaler.ru/developer/v1/leads
  • Данные - в этом поле указываем отправляемые данные:
    login=vladislav@isaler.ru&apikey=aMgiCQyj8bCToNc47BZZYrRICoWSIl&name={name}&phone={phone}
    &email={email}&id_lead={id_lead}&description={extra}&clientpath=yoolla
    ,
    где
    • login - логин пользователя CRM
    • apikey - ключ API KEY, который можно получить в панели управления
    • значения тэгов {name}, {phone}, {email} - могут быть разными для разных конструкторов форм
Можно также использовать ссылки из CRM:

Подробнее про отправку данных можно почитать в разделе Помощь вашего конструктора сайтов:

  • LpMotor - http://lpmotor.ru/help-landing/old/post-zaprosy-pri-otpravke-form
  • LpGenerator - http://lpgenerator.ru/blog/2012/09/18/novyj-redaktor-lid-form-ot-lpgenerator/

Трекинг (отслеживание) каналов продаж

Модуль позволяет отслеживать каналы привлечения клиентов с помощью UTM-меток, поступающих вместе с заявками:



Эти метки сопоставляются с соответствующим каналом продаж, которые вносятся в базу в разделе Источник клиентов или в разделе "Источники" модуля:

Генератор UTM-ссылок

В разделе есть очень удобный инструмент для маркетолога - генератор и хранилище ссылок с UTM-метками, который позволяет в удобном виде создавать и, самое главное, хранить созданные ссылки для использования в рекламных объявлениях.

Аналитика по заявкам

В разделе "Сборщик заявок" есть возможность вызова экспресс-отчета "Анализ входящих интересов", который выдает различную статистическую информацию по заявкам:



Этот же отчет доступен в разделе "Отчеты" с возможностью задать произвольный период, а также выбрать конкретных операторов.

Что-то не понятно? Задай вопрос: