Модуль: Управление проектами
1. Назначение
Модуль «Проекты» позволяет вести учет выполнения работ по заказчикам с указанием исполнителей работ, формирование ежедневных заданий по бригадам/исполнителям. В отличие от модуля "План работ" исполнителями являются пользователи CRM, т.е. они самостоятельно управляют назначенными им заданиями и принимают полное участие в работе над Проектом.
Особенности:
- Проект можно привязать к Сделке и/или Клиенту
- Каждый проект может иметь неограниченное количество Работ
- Модуль позволяет осуществлять Контроль сроков выполнения Проекта и Работ
- Для каждой Работы можно назначить напоминания
- Для удобства работы с Проектами есть справочник Типов работ, в котором типы Работ привязываются к Направлениям сделок
- Модуль имеет представление в виде диаграммы Гантта
2. Определения
- Проект – комплекс услуг, оказываемых Заказчику в рамках одной Сделки. Начало проекта определяется началом первой работы, конец работ – датой окончания последней работы
- Задание – напоминание, позволяющее сформировать расписание выполнения работ по дням и часам для Исполнителей (с возможностью распечатки)
- Работа – услуга или часть услуги/проекта, оказываемая Заказчику в рамках одного проекта. Работу могут выполнять один или несколько исполнителей, по работам можно добавить Задания
- Ответственный – сотрудник, имеющий полномочия вносить изменения в проект и работы, изменять статусы и ставить отметку о выполнении работ
- Исполнитель – исполнитель конкретной Работы, сотрудник компании, имеющий доступ в CRM систему
- Автор - сотрудник, создавший Проект. Это может быть, в т.ч. и ответственный за Сделку ( если проект привязан к сделке )
3. Настройка
После активации модуля в Панели управления, в разделе «Модули» появится новый раздел - «Проекты».
3.1. Основные настройки
- Положение – настройка положения входа в модуль из меню:
- «Как раздел меню» - иконка будет видна на основной панели меню
- «Подраздел Сервисы» - раздел будет доступен из раздела меню «Сервисы» (вертикальное троеточие)
- Создавать сделки – в случае, если проект создается без привязки к сделке, будет создана сделка с названием проекта
- Создавать проекты – автоматическое создание проекта при добавлении сделки
- Этап новой сделки – этап, устанавливаемый в создаваемой автоматически сделке, если активна настройка
- Выполнение проекта – этап, на который будет переведена сделка при выполнении проекта
- Исполнители работ – возможность назначать несколько исполнителей для одной работы
- Доступ в модуль – сотрудники, которые имеют доступ в раздел и могут работать в нём, в т.ч. являются Исполнителями по работам
- Кураторы – сотрудники, имеющие полный доступ на работу с модулем, кроме настроек
- Отправка e-mail уведомлений – оповещение ответственных по электронной почте о произошедших событиях
Обратите внимание!
В настройках не указываются Исполнители заданий, т.к. Исполнителем может выступать любой сотрудник CRM, имеющий доступ в модуль
3.2. Справочник «Типы работ»
Позволяет составить список типов работ с привязкой к направлению сделки
Каждый Тип работ привязывается к определенному направлению деятельности компании и обладает свойством активности, т.е. Тип работ можно отключить вместо удаления.
3.3. Справочник «Темы работ»
Позволяет составить список тем работ для быстрого выбора наименования работ при добавлении Работы.
3.4. Шаблоны уведомлений
В этом разделе есть Возможность отредактировать шаблоны email-уведомлений, которые будут отправляться из системы при наступлении каких-либо событий:
- Ответственный за Проект - уведомление, которое отправляется сотруднику, назначенному Ответственным за проект
- Исполнитель по Работе - уведомление, которое отправляется сотруднику, назначенному Исполнителем по Работам
- Изменение статуса Работы - уведомление, которое отправляется сотруднику, назначенному Ответственным за проект
- Выполнение Работы - уведомление, которое отправляется сотруднику, назначенному Ответственным за проект
- Выполнение Проекта - уведомление, которое отправляется Автору проекта
4. Представления
Модуль предлагает несколько представлений:
- Проекты и Работы – совмещенное представление, выводящее список Проектов и связанных с ними Работ
- Проекты - представление, выводящее список Проектов
- Работы - представление, выводящее список Работ
- Диаграмма Гантта – представление в виде общеизвестной Диаграммы Гантта
- Задания по дням – список заданий (Напоминаний) по работам
5. Проект
Структура проекта
Проект - это основная сущность модуля. Он объединяет все работы по проекту. Поэтому структура выглядит так:Проект
- Работа 1- Задание 1.1
- Задание 1.2
- Работа 2- Задание 2.1
- Задание 2.2
5.1 Добавление/ Редактирование проекта
Добавить вручную новый проект можно из меню «Действия» или с помощью кнопки «+ Проект» из представлений:
- Проекты + Работы
- Проекты
- Диаграмма Гантта
Характеристики проекта:
- Название – любое название проекта, способное его идентифицировать
- Статус - поддерживается 4 статуса проекта:
- Новый
- В работе
- Выполнен
- Отменен
- Дата.Старт – дата начала выполнения проекта, (не может быть позднее начала выполнения первой Работы)
- Дата.План – плановая дата выполнения проекта, (не может быть раньше окончания последней работы)
- Дата.Факт – фактическая дата выполнения работы
- Сделка – привязанная к проекту сделка
- Клиент – привязанная к проекту запись клиента
- Контакты – привязанные к проекту контакты клиента
- Ответственный – сотрудник, имеющий право редактировать Проект, контролировать выполнение работ
- Описание – описательная часть
- Файлы - к проекту можно присоединить рабочие файлы
Примечание
- Продолжительность проекта корректируются после добавления Работ
- Кнопка «Сохранить и продолжить» открывает карточку Проекта в новом окне
Внешний вид карточки нового Проекта:
Предполагаемые дальнейшие действия
- Ответственный за Проект, после получения уведомления о назначении Проекта, переходит в карточку Проекта
- В карточке Ответственный формирует список Работ и Исполнителей
5.2 Изменение статуса проекта, Завершение/Отмена
Изменение статуса Проекта производится либо в списке проектов, либо в карточке проекта.
При завершении проекта со статусами «Выполнен» или «Отменен» будет предложено ввести комментарий и выбрать дату завершения Проекта.
Примечание
- При завершении Проекта с активными Работами (Новые, В работе) все не завершенные работы будут завершены с соответствующими статусами
5.3 Удаление проекта
Удаление проектов доступно только для пользователей с правами Администратора. Предпочтительно не удалять проект, а закрывать со статусом «Отменен».
5.4 Карточка проекта
Карточка проекта является сводным представлением по конкретному проекту.
Информация, представленная в карточке Проекта:
- Список работ и исполнителей с указанием сроков
- Связанная Сделка, Клиент и Контакты по сделке
- Список заданий
Карточка позволяет полностью управлять Проектом, связанными Работами и Заданиями.
Для календарного планирования рекомендуется использовать представление Диаграмма Гантта
5.5 Представления Проекты
5.5.1. «Проекты + Работы»
Представление, позволяющее работать со списком Проектов и Работ и возможностью сортировки.
Возможности представления:
- Настройка столбцов, ширины и последовательности вывода на экран
- Сортировка Проектов по столбцам
- Применение фильтров с помощью имеющихся фильтров
- Пользовательские фильтры - создание собственных поисковых выборок, также как это сделано в разделе Клиенты, Сделки
5.5.2. Представление «Проекты»
Данное представление выводит только список проектов с возможностью сортировки и применения фильтров. Также поддерживаются Пользовательские представления и Настройки колонок.
5.5.3. Представление «Диаграмма Гантта»
Удобное представление, позволяющее как добавлять проекты/работы, так и планировать их проведение по графику
Даты начала/конца работ можно устанавливать с помощью мыши на графике. При корректировке сроков Работ также корректируется срок Проекта
6. Работы
Работы являются неотъемлемой частью Проекта и представляют собой виды работ, услуг, оказываемых компанией.
Характеристики:
- Проект – принадлежность к проекту
- Статус работ – текущее состояние работы, поддерживается 6 статусов:
- Новая
- В работе
- Приостановлена
- На проверке
- Выполнена
- Отменена
- Тип работы – выбирается из справочника
- Дата.Старт – дата начала выполнения работы
- Дата.План – плановая дата выполнения работы (устанавливается в виде продолжительности работ)
- Дата.Факт – фактическая дата выполнения работы, устанавливается при закрытии Работы
- Описание – описательная часть
- Исполнители – выбирается из списка сотрудников. Поддерживается 2 режима выбора - только один Исполнитель на Работу, множество Исполнителей ( режим устанавливается глобально в Настройках модуля )
- Файлы - к Работе можно присоединить рабочие файлы
Примечание
- Дата начала работ не может быть меньше даты начала проекта
- Если дата завершения работ больше даты завершения проекта, то дата завершения проекта будет откорректирована
- В рамках одного проекта допускается любое количество работ
- При добавлении новой Работы система предложит установить Дата.Старт = дате окончания последней добавленной в Проект Работы
6.1. Добавление/Изменение работ
Добавить Работу можно в любом представлении или в карточке Проекта:
6.2 Изменение статуса, Завершение/Отмена работ
Изменение статуса работы производится либо в списке работ, либо в карточке проекта.
При завершении работ со статусами «Выполнен» или «Отменен» будет предложено ввести комментарий, аналогично изменению статуса Проекта.
Также будет зафиксирована дата Выполнения или Отмены работы.
Примечание
- При завершении всех Работ статус проекта автоматически не изменяется
6.3 Удаление работ
Удаление работ доступно только для пользователей с правами Администратора. Предпочтительно не удалять работу, а закрывать со статусом «Отменена»
6.4 Задания по работам
Задания – это календарное расписание выполнения работ с возможностью установки не только даты, но и времени. Применяется для планирования выполнения работ.
Задания связаны с Напоминаниями, т.е. при добавлении Задания в основной системе будет добавлено Напоминание.
Все задания доступны также в карточке Проекта:
Примечание
- Задания не возможно назначить на завершенные Работы, а также на Работы, находящиеся в статусе "Приостановлена"
- При отметке Задания выполненным Напоминание также отмечается выполненным и наоборот
- По каждой работе допускается неограниченное количество Заданий