6.4. Счета, оплаты и контроль оплат

Логичным продолжением любой сделки является выставление счета, особенно для B2B-продаж. SalesMan CRM позволяет это делать не прибегая к ~~"танцам с бубном"~~ сторонним сервисам, причем, если у Вас несколько своих компаний, то выставлять счет можно "на лету" от любой из них.

Что должно быть настроено?

Включены модули "График платежей", "Прайс и Спецификация" в разделе Общие настройки и там же включен параметр "Печать счетов"
Реквизиты нашей компании, от которой мы планируем выставить счет. Настраивается в разделе Компании и счета.
Реквизиты клиента - вносятся в карточке Клиента. Для выставления счета минимум, что нужно - Юр.название, ИНН и КПП, если, конечно, в дальнейшем планируется отчитаться перед клиентом простым актом.
Настроенный шаблон счета - если предварительно настроенный шаблон чем-то не устраивает.
Спецификация в сделке - если выставляем счет по спецификации или Счет (Договор-оферта) или
Договор в сделке - если выставляем счет по договору (в нем будет одна позиция - Оплата по договору №... от ... и суммы)

Собственно это всё.

Генерируем счет клиенту

Собственно счет выставляется непосредственно в карточке Сделки на вкладке "Счета и спецификации" и выглядит всё так:

Для добавления счета нажимаем кнопку "Добавить" в блоке "График платежей":

При добавлении счета мы можем:

Изменить этап сделки
Предложить заполнить поля сделки ( Поля по этапам )
Заполнить суффикс к счету - любая дополнительная информация с поддержкой тегов

После заполнения данных формы нажимаем "Сохранить" - счет готов.

Теперь мы можем:

Распечатать счет на принтере
Скачать счет в формате PDF
Отправить счет клиенту по email в формате PDF

Выглядит это так:

Примечания:

Выставить можно несколько счетов, но общая их сумма должна быть не больше суммы сделки
Отправка счета по email возможна при настроенном SMTP-сервере (Отправка уведомлений и почты)
Печать счета или получение PDF-файла производится по иконке "Печать счета"
Выбор своей компании производится в форме изменения сделки (отображается только в случае наличия более 1 компании)

Типы счетов (тип платежа)

Система позволяет выставить различные типы счетов, в зависимости от ситуации и потребностей конкретной сделки. Поддерживаются следующие типы платежей (или типы счетов, кому как понятнее):

Предварительная оплата - используется для выставления счета не на всю сумму, а на её часть. В данном случае в счет будет добавлена одна строка с текстом "Предварительная оплата по договору ...". Подразумевается, что есть Договор, в котором перечислены товары/услуги и расписаны условия оплаты
Окончательная оплата - аналогично п.1
По спецификации - используется для выставления простого счета без всяких суффиксов с указанием полного набора продуктов по спецификации, прикрепленной к сделке
По договору - используется в том случае, если все условия описаны в Договоре. В счет включается одна строка с текстом "Оплата по договору №.."
Счет (договор-оферта) - используется для выставления счета без заключения Договора. В данном случае к счету прикрепляется суффикс (настраивается в шаблонах), в котором можно указать какие-либо стандартные условия поставки

Контроль оплаты счетов

Конечно, контролировать оплату того или иного счета проще не в самой сделке, а в месте, которое чаще всего находится перед глазами. В SalesMan CRM для этого служат следующие элементы:

Виджет Рабочего стола "Контроль платежей" - показывает все неоплаченные счета, при этом просроченные оплаты выделены красным цветом
Индикатор на нижней панели (период контроля задается в Общих настройках панели управления)
Список выставленных счетов в разделе меню Финансы - Выставленные счета. В этом же разделе можно отметить счета оплаченными

Фиксация оплаты

Зафиксировать оплату счета можно либо в карточке Сделки, либо в разделе меню Финансы - Выставленные счета.

Сумма оплаты может отличаться от суммы счета (частичная оплата). В данном случае система автоматически внесет еще один платеж в график с таким же номером счета, но на недоплаченную сумму.

Также оплата счетов влияет на Здоровье сделки.

Удаление счета

Пока счет не проведен, он может быть удален.
Если возникла необходимость удалить проведенный счет, то сначала необходимо отменить проведение, а потом удалять.

Ситуации, связанные с выставлением счетов и их решение

Ситуация 1. Надо выставить несколько счетов, которые клиент оплачивает

Такая ситуация возникает в том случае, когда клиент намерен оплачивать не всю сумму, а частями, но каждая оплата должна производиться по отдельному счету.

Решение:
В данном случае с клиентом должен быть подписан Договор со спецификацией, которая отобразит перечень приобретаемого товара. Тогда можно выставить несколько счетов с разными номерами на разные суммы с условием, что:

счета должны быть выставлены с типом платежа “Предварительная оплата”
последний выставленный счет должен быть с типом платежа “Окончательная оплата”

В данном случае в самих счетах не будет перечня товаров - они будут указаны только в Договоре.

Ситуация 2. Надо выставить один счет и фиксировать частичную оплату

Решение:
В данном случае клиенту выставляется один счет с указанием перечня товара и на всю сумму. Клиент оплачивает либо всю сумму, либо частично. В случае частичной оплаты:

При фиксации оплаты указываем фактически уплаченную клиентом сумму
Система фиксирует оплату указанной суммы и создает еще одну запись счета с тем же номером и датой, но на недостающую сумму
При поступлении следующего платежа фиксируем фактически оплаченную сумму
В случае, если сумма оплаты снова не покрывает всю сумму по сделке, система вновь создает запись счета с тем же номером и датой

При этом система будет считать все записи счета как один счет, т.е. при распечатке счета или генерации PDF-версии счета будет выведена вся спецификация и указана вся сумма по сделке.

Ситуация 3. Надо выставить один счет без указания спецификации, но с указанием Договора, как основания для оплаты

Решение:
В данном случае к сделке должен быть прикреплен документ с типом Договор, клиенту выставляется один счет с указанием перечня товара и на всю сумму. Клиент оплачивает либо всю сумму, либо частично. В случае частичной оплаты:

При фиксации оплаты указываем фактически уплаченную клиентом сумму
Система фиксирует оплату указанной суммы и создает еще одну запись счета с тем же номером и датой, но на недостающую сумму
При поступлении следующего платежа фиксируем фактически оплаченную сумму
В случае, если сумма оплаты снова не покрывает всю сумму по сделке, система вновь создает запись счета с тем же номером и датой