6.5. Создание документов
Документы – это модуль SalesMan, который позволяет создавать и/или вести учет различных документов, прикреплять их к Организациям и Сделкам:
- Создание Договоров с автоматическим присвоением номера по шаблону и прикреплением файлов,
- Создание Актов приема-передачи (услуг/прав) с возможностью печати, преобразования в PDF и отправкой по email (по шаблону, с автоматическим присвоением номера, на основании Графика платежей и Спецификаций),
- Создание любых других типов документов с помощью редактора типов документов (не доступно в версии Base) с автоматическим присвоением номера по заданному шаблону,
- Разграничение доступа к созданию документов по Ролям и конкретным сотрудникам (не доступно в версии Base);
В процессе продажи возникает необходимость создавать различные документы – Коммерческие предложения, Договоры, Акты и прочие документы, в т.ч. и внутреннего применения. Модуль Документы позволяет делать это наиболее удобным образом и прикреплять к конкретным Клиентам и Сделкам в базе.
Подготовка
Прежде чем начать использовать функцию Генератора документов, следует настроить систему. Настройка производится в разделе «Управление» / «Администрирование» / блок «Документы». Вам надо настроить следующие разделы:
- Компании и счета - блок для настройки реквизитов своей компании (или нескольких компаний) для документов (Компании и счета)
- Типы документов – блок создания собственных типов документов (Типы документов)
- Шаблоны документов - блок загрузки шаблонов для документов, кроме Счетов и Актов (Шаблоны документов)
- Документы и счета – блок настройки создания Договоров и Счетов (Документы и счета)
- Акты – блок настройки создания Актов приема-передачи (Шаблоны актов)
В CRM документы типа «Договор» являются встроенным типом документов и предназначены для хранения и учета договоров с клиентами. Договор можно прикрепить к Карточке Организации или к конкретной Сделке. К Организации можно прикрепить неограниченное количество договоров, к Сделке – только один. Таким образом существует жесткий принцип "1 договор = 1 сделка".
Примечания:
- Собственные типы документов можно прикрепить только к Сделкам.
- Используются реквизиты компании-плательщика
- К документу каждого типа можно прикрепить несколько шаблонов в разделе Шаблоны документов
Добавляем документ
Убедитесь, что модуль настроен - Типы документов и Шаблоны документов.
Шаг.1 Переходим в карточку Сделки на вкладку Документы.
Затем в меню "Добавить" выбираем тип документа, который хотим создать:
Дополнительные возможности:
- Автоматическая нумерация документов по шаблону ( Документы и счета )
- Конвертация в PDF (используется стороннее ПО)
- Генератор документов по шаблону ( Модуль ”Генератор документов” )
Ограничения доступа
- В случае, если не указано ограничение доступа ни для Ролей, ни для Сотрудников, то доступ предоставляется всем сотрудникам, имеющим доступ к конкретной Сделке.
- В случае, если указано ограничение доступа и для Ролей, и для Сотрудников, то доступ предоставляется при соответствии текущего сотрудника любому из условий.
Шаг 2. Добавляем выбранный документ
Тут все просто - можно создать документ по шаблону (если создан шаблон) или прикрепить уже готовый документ. Нажимаем "Сохранить" - готово.
В результате работы генератора документа получаем файл в формате MS Word, который можно скачать и использовать дальше (коррекция, печать, отправка клиенту).
Преимущества
- Создание документов занимает пару кликов мышкой и несколько секунд времени
- Если в сделке создана спецификация, то её можно вставить в документ
- Если в карточке Клиента заполнены реквизиты, то генератор подставит их в документ (на основе системы тегов)
Пример применения
С клиентом заключен Рамочный договор с периодом действия 1 год. Все сделки в этот период заключаются как доп.соглашения к Рамочному договору.
Наши действия:
- В карточке Клиента создаем Договор (рамочный, без спецификаций и сумм)
- Все сделки в этот период привязываем к этому договору
- Создаем тип документа и шаблон "Дополнительное соглашение"
- В сделке создаем документ - Дополнительное соглашение к Рамочному договору
В результате экономим кучу времени на составление Документов.
Читайте также статью "Сокращаем затраты времени на создание документов" в нашей Базе знаний.