Модуль ”Дубли”

VK.com Github Youtube

Работа с дублями - важная задача и в SalesMan CRM этому уделено особое внимание.

Проактивная проверка на дубли

Эта функция позволяет избежать дублей уже на этапе добавления клиента в базу через формы:

экспресс-форма
добавления Клиента, Контакта
добавления Обращения
добавления/обработки Заявки

В этих формах, при наборе данных система выведет список записей, похожих на вводимые. Выглядит это примерно так:

Проактивная проверка работает на следующих полях:

Название клиента
Название контакта
Email
Номера телефонов

Важно! В проактивной проверке решение принимает оператор и это является существенным недостатком, т.к.

Модуль "Дубли" с фоновой проверкой

Модуль добавлен в версии 2018.3, работает в фоновом режиме и не только дополняет "проактивную" проверку, но и предоставляет функционал по дальнейшей работе с дублями.

Возможности

Ручная проверка всей базы на дубли
Ручная проверка на дубли в карточке Клиента/Контакта
Фоновая проверка записей после добавления/изменения
Дополнительная возможность проверки дублей по сочетанию реквизитов: ИНН + КПП
Слияние дублей
Уведомление Координаторов о найденных дублях по email
Уведомление Сотрудников о действиях с найденными дублями

Настройка

Настройка модуля осуществляется в Панели управления / Дубли:

В этом разделе можно активировать модуль, а также указать - по каким данным будет происходить поиск.

Координаторы - сотрудники, у которых есть доступ к управлению модулем (кроме настроек).
Просмотр - сотрудники, которые смогут видеть информацию о найденных дублях, но не смогут выполнять действия

Также модуль может отправлять уведомления:

Координатору о найденных дублях
Операторам о действиях с записями, в которых они являются ответственными

Дубли в карточках Клиента/Контакта

При активации "Найти дубли" система произведет поиск и выведет результат. При активации "Найдены дубли" будет показано окно, в котором будет представлена информация о проверке:

Слияние дублей

Дубль может быть "Слит", т.е. объединен, либо проигнорирован.

При слиянии модулей Координатору будет предложено следующее окно:

При слиянии существуют следующие возможности:

Исключение из слияния записей - если случайно попало дочернее предприятие
Установка основной записи - записи, в которую будут слиты дубли
Назначение нового ответственного - если не указано, то ответственный остается прежний (у основной записи)
Поместить в корзину - дубли не будут удалены, вместо этого они будут помещены в корзину (без ответственного)
Слить данные по возможности - все телефоны, email будут добавлены в основную запись (иначе данные сливаемых будут потеряны)
Записать в лог - все данные сливаемых карточек будут добавлены в лог
Комментарий - в лог будет добавлен комментарий по слиянию

Также при слиянии дублей Клиента будет произведено:

прикрепление Контактов к основной записи
прикрепление всех напоминаний, истории, файлов, сделок и пр. к основной записи

как будто дублей никогда не было.

Пример записи в лог, если включено:

Список дублей

Список дублей доступен только Координаторам из меню раздела "Клиенты":

В этом представлении есть возможность запуска проверки все базы вручную.

Важно

производится поиск множества записей среди множества и процесс может быть долгим - в зависимости от размера базы данных и настроек поиска
возможна значительная нагрузка на процессор сервера
поиск дублей производится среди однородных записей, т.е. возможен поиск дублей Клиента среди записей клиентов, аналогично с Контактами
уведомление о дублях при глобальной проверке базы не высылается

Поэтому мы НЕ рекомендуем использовать массовый поиск дублей в рабочее время, а также использовать его часто - достаточно провести первоначальный поиск и активировать автоматический поиск дублей "по событию".