Шаблоны документов

В этом блоке можно создать любое количество различных шаблонов для различных типов документов в формате WORD:

  • Шаблоны должны быть сохранены в формате *.docx
  • Шаблонов может быть любое количество для каждого типа документа.

Создание WORD-шаблона документа

Приложение может генерировать необходимые документы по шаблонам, подготовленным с помощью программы Word (в формате *.docx) с автоматической вставкой информации, имеющейся в программе по ключевым словам – тегам.

1. Готовим шаблон

В SalesMan CRM в качестве шаблонов документов используются документы Word (с расширением *.docx), в которых поставлены специальные теги - ключевые слова, вместо которых система будет подставлять нужные значения из базы данных.

2. Добавляем шаблон

В разделе "Панель управления" / "Шаблоны документов" добавляем наш шаблон с привязкой к типу документа.

При этом к документу одного типа можно добавить неограниченное количество шаблонов. Посмотрите примеры документов:

 Скачать

Таблица тегов

ТЕГ ЗНАЧЕНИЕ (ЮР.ЛИЦА) ЗНАЧЕНИЕ (ФИЗ.ЛИЦА)
  Данные по нашей компании (устанавливаются в разделе «Компании и Счета»)
1 compUrName Юридическое наименование ( ООО «Рога и копыта» )
2 compShotName Сокращенное юр.название Новое
3 compUrAddr Юр.адрес компании Новое
4 compFacAddr Факт.адрес Новое
5 currentDatumShort текущая дата в формате ДД.ММ.ГГГГ Новое
6 compInn ИНН
7 compKpp КПП
8 compOgrn ОГРН
9 compBankName Наименование банка
10 compBankKs Корреспондентский счет банка
11 compBankRs Расчетный счет
12 compBankBik БИК Банка
13 compDirName В контексте «в лице кого»
( Генерального директора Иванова Ивана Ивановича )
14 compDirStatus Должность руководителя
( Генеральный директор )
15 compDirSignature ФИО руководителя
( Иванов И.И. )
16 compDirOsnovanie На основании чего действует руководитель
( Устава, Доверенности №ххх от ххх )
17 compUserName Имя текущего сотрудника компании
18 compPhone Телефон компании Новое
19 compSite Сайт компании Новое
20 compMail Email компании Новое
  Данные клиента (из Реквизитов)
1 castName Название
(из карточки клиента)
2 castUrName Юридическое название (полное) ФИО физ.лица
2 castUrNameShort Юридическое название (краткое) ФИО физ.лица
3 castInn ИНН Паспорт. Серия
4 castKpp КПП Паспорт. Номер
5 castBankName Наименование банка Дата рождения
6 castBankKs Корреспондентский счет банка Место рождения
7 castBankRs Расчетный счет Прописка. Страна
8 castBankBik БИК Банка Прописка. Область
9 castOkpo ОКПО Прописка. Индекс
10 castOgrn ОГРН Прописка. Город
11 castDirName В контексте «в лице кого»
( Иванова Ивана Ивановича )
Прописка. Улица, дом, квартира
12 castDirStatus Должность руководителя
( Директора )
Дата выдачи паспорта
13 castDirSignature ФИО руководителя
( Иванов И.И. )
 
14 castDirStatSig Должность директора
( Генеральный директор )
Кем выдан паспорт
15 castDirOsnovanie В контексте «действует на основании»
( Устава )
Дата, до которой паспорт действителен
(для загран. паспорта)
16 castUrAddr Юридический адрес  
17 castFacAddr Физический адрес
(из карточки Клиента)
-
  Данные по текущему документу
1 docNum Номер создаваемого документа
* используется для текущего документа
2 docDate Дата создания документа (формат 29.02.2014)
* используется для текущего документа
3 docDStart Дата начала действия
4 docDEnd Дата окончания действия
5 dogSpeka Спецификация в виде таблицы (с колонкой НДС) * Исключено с версии 8.30
6 dogSpekWONds Спецификация в виде таблицы (без колонки НДС) * Исключено с версии 8.30
7 summaCredit Сумма спецификации *
8 summaNds Сумма НДС *
9 summaPropis Сумма прописью *
  Данные по сделке
1 dogNum Номер договора по сделке
* используется для документов для ссылки на договор, кроме договоров
2 dogDate Дата создания договора (формат 29.02.2014)
* используется для документов для ссылки на договор, кроме договоров
3 dogAdres Адрес в сделке (если включено поле)
4 dogDataStart Период сделки. Начало (формат 29.02.2014)
5 dogDataEnd Период сделки. Конец (формат 29.02.2014)
6 dogDateCreate Дата создания сделки (формат 29.02.2014)
7 dogAdres Адрес
8 dogTitle Название сделки
9 dogContent Описание сделки
10 dogFinput1

dogFinput10
Доп.поле: input1 Новое

Доп.поле: input10 Новое
11 speka см. далее Новое
  Данные по Клиенту
1 clientFtitle Поле: Название клиента (как в CRM)
2 clientFaddress Поле: Адрес
3 clientFphone Поле: Телефон
4 clientFfax Поле: Факс
5 clientFmail_url Поле: Email
6 clientFsite_url Поле: Сайт
7 clientFinput1

clientFinput10
Доп.поле: input1

Доп.поле: input10
  Данные по Контакту
1 personFperson Поле: ФИО Контакта (как в CRM)
2 personFptitle Поле: Должность
3 personFtel Поле: Телефон
4 personFmob Поле: Мобильный
5 personFmail Поле: Email
6 personFrol Поле: Роль
7 personFinput1

personFinput9
Доп.поле: input1

Доп.поле: input9
  Данные прочие
1 currentDatum Текущая дата
2 UserName Текущий Сотрудник
3 UserStatus Должность Сотрудника
4 UserPhone Телефон Сотрудника
5 UserMob Мобильный Сотрудника
6 UserEmail Email Сотрудника

* - для документов, прикрепленных к Сделкам

Вывод данных спецификации

Начиная с версии 8.30 возможен вывод данных спецификации в виде массива "speka", который содержит следующие данные:

  1. Number - Номер по порядку
  2. Artikul - Артикул
  3. Title - Наименование
  4. Kol - Количество
  5. Edizm - Единица измерения
  6. Dop - Доп.множитель
  7. PriceWoNds - Цена без НДС, руб.
  8. Price - Цена, руб.
  9. NdsPer - НДС в %
  10. Nds - НДС, руб.
  11. SumWoNds - Сумма позиции без НДС
  12. Sum - Сумма позиции с НДС
  13. Description - Описание позиции (если она связана с прайсом)
  14. Comment - Комментарий к позиции

Также можно вывести результирующие данные:

  1. spekaKol - Общее количество позиций
  2. spekaNds - Общая сумма НДС по спецификации
  3. spekaSum - Общая сумма по спецификации с НДС
  4. spekaSumWoNds - Общая сумма по спецификации без НДС

Это позволит формировать таблицу в удобном вам виде, применяя своё форматирование к таблице.

Например, шаблон для вывода позиций для договора можно составить так:

Наименование Ед.изм. Кол-во Цена, руб. Сумма, руб.
[speka.Number;block=tbs:row] [speka.Title] [speka.Edizm] [speka.Kol] [speka.Price] [speka.Sum]
  Итого: х [spekaKol] х [spekaSum]

Параметр ";block=tbs:row" обращается к массиву записей позиций спецификации и в итоге не будет выведена. Её указание обязательно.


В версии 2018.9 появился новый признак - Тип позиции, который позволяет разделить позиции спецификации на 3 категории:

  • Товар (tovar)
  • Услуга (usluga)
  • Материал (material)
Массивы тегов в шаблонах представлены тегами:
  • speka - Массив, содержащий позиции спецификации (кроме материалов)
  • tovar - Массив, содержащий позиции спецификации с признаком Товар
  • usluga - Массив, содержащий позиции спецификации с признаком Услуга
  • material - Массив, содержащий позиции с признаком Материал

Содержание массивов tovar, usluga, material аналогичен содержанию массива speka.

Кроме того, для каждого массива есть теги для итоговых сумм:
  • Товар:
    • tovarKol - Общее количество позиций
    • tovarNds - Общая сумма НДС
    • tovarSum - Общая сумма с НДС
    • tovarSumWoNds - Общая сумма без НДС
  • Услуги:
    • uslugaKol - Общее количество позиций
    • uslugaNds - Общая сумма НДС
    • uslugaSum - Общая сумма с НДС
    • uslugaSumWoNds - Общая сумма без НДС
  • Материалы:
    • materialKol - Общее количество позиций
    • materialNds - Общая сумма НДС
    • materialSum - Общая сумма с НДС
    • materialSumWoNds - Общая сумма без НДС

Материалы не входят в спецификацию и не учитываются при расчете сумм по сделке, в документах, счетах и актах


Для вывода графика платежей (списка выставленных счетов) можно использовать содержимое массива "invoices", который содержит следующие данные:

  1. Number - Номер счета
  2. Date - Дата счета
  3. DatePlan - Дата оплаты счета (планируемая)
  4. Summa - Сумма счета
  5. Nds - НДС по счету

Для вывода графика платежа необходимо использовать таблицу.

Вывод графика платежей возможен в таком виде:

Дата счета Плановая дата оплаты НДС, руб. Сумма, руб.
[invoices.Number;block=tbs:row] [invoices.Date] [invoices.DatePlan] [invoices.Nds] [invoices.Summa]

Шаблон Товарной накладной по форме Торг-12 также можно реализовать. Шаблон выглядит так:

А результат обработки так:

Подмена печати, логотипа

Начиная с релиза 2017.10 (сборка 03112017) доступна подмена печати в документе, в зависимости от того, от какой компании генерируется документ.
Для активации этой функции необходимо поместить в нужное место в документе изображение-тэг с шаблонным изображением (пример можно взять из наших образцов выше)


Рекомендации по составлению шаблона

Документ DOCX является архивом со сложной структурой, поэтому подготавливая шаблон документа необходимо тщательно придерживаться рекомендаций:

  1. Тэги должны быть заключены в квадратные скобки. Например: [UserName] Начиная с версии 8.30
  2. Обязательно! Копируйте тэги из таблицы, приведенной выше и вставляйте в необходимое место в документе методом "Вставить только текст" или применяйте опцию редактора "Очистить форматирование".
  3. Используйте общий шрифт документа, т.е. старайтесь не менять шрифт или форматирование тега после его вставки;

Онлайн конвертация документов в формате *.doc, *.docx в PDF. Начиная с версии 2017.3

Для конвертации сгенерированных документов в формат PDF используется стороннее ПО:

- Для Linux - должен быть установлен Libreoffice. Установка (CentOS):

# yum install libreoffice-headless
# yum install libreoffice-writer

- Для Windows - в папке с веб-сервером должен быть файл /tools/OfficeToPdf/OfficeToPDF.exe (https://officetopdf.codeplex.com/), также должен быть установлен пакет Office

Установка шрифтов на CentOS

При конвертации документов в PDF будут использованы те шрифты, которые установлены на сервере. Для того, чтобы конвертер не заменял шрифты на левые, нужно их залить на сервер:
  1. поместить папку с шрифтом в папку /usr/share/fonts
  2. обновить кэш шрифтов командой fc-cache -f -v
Теперь конвертер будет использовать установленные шрифты

Рекомендуем почитать статью из нашей Базы знаний - Сокращаем затраты времени на создание документов
 

Что-то не понятно? Задай вопрос: